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关于做好2024届毕业生档案材料相关工作的通知
发送部门:档案馆人员机构??发布日期: 2024-05-19

各学院(部)、各相关单位:

为了做好2024届毕业生档案材料的收集、整理、归档和转递工作,现将有关工作通知如下:

一、毕业生档案材料归档工作的组织实施

毕业生档案材料归档工作由档案馆组织,各学院(部)在档案馆的组织指导下具体实施。各学院(部)须明确毕业生档案材料归档工作负责人,由负责人组织、培训学生开展本学院(部)毕业生档案材料收集、鉴定、整理及移交等工作。每20位毕业生的档案材料归档工作需要配备1名学生党员或班团干,要求参与毕业生档案归档工作的学生思想政治好、责任心强、工作细致、认真负责,且要避免参与本人的档案归档工作。

为顺利开展2024届毕业生档案材料归档和转递工作,请毕业班辅导员及参与毕业归档的学生党员或班团干于522日(星期)上午10点到雁山校文二119教室参加具体业务培训,参会回执(附件11)请于521日(星期二)上午12点前发送到邮箱2413115404@qq.com。请2024届全体毕业班辅导员添加QQ群:667398794(后附QQ群二维码)。

二、毕业生档案材料归档前期工作

各学院(部)、教务处学籍科、组织部、校团委、学工部就业指导中心和资助管理中心、研究生院研究生培养办公室、研工部就业与奖助办公室、高师培训中心、校医院保健科等单位是毕业生档案材料形成或暂时保管单位,应及早、规范形成毕业生档案材料,明确档案材料发放时间,确保各学院(部)毕业生档案材料收集工作按时、有序开展。

三、毕业生档案材料收集

收集、整理好毕业生档案材料是做好毕业生档案工作的重要环节,各毕业班辅导员要高度重视,认真组织好学生助理按照归档材料范围收集各类档案材料,确保每一位毕业生的档案材料齐全完整。本科、硕(博)士毕业生档案材料收集范围及领取时间安排分别见附件1、2。

四、毕业生档案材料的整理与移交

本科、硕(博)士毕业生档案材料的整理内容、信息录入、档案袋密封、分类移交等注意事项分别见附件3、4。

五、毕业生档案转递

(一)根据相关规定,毕业生档案以中国邮政特快专递(EMS)高校学生人事档案专用通道寄送。为保证毕业生档案准确转递,要求档案接收单位有保管档案资质,档案转寄的地址必须详细具体,如xx省xx市xx县(区)xx街xx号,档案接收单位写全称并具体到接收部门及其办公电话。今年毕业生档案转递启用“广西师大就业指导中心”和“新萄京ag65609com研究生教育”微信公众平台(以下统称就业公众平台),毕业生档案转递具体操作流程,详见附件5、6。6月批次和7月批次毕业、结业的学生都必须在就业公众平台上填写档案去向信息,如不填写,系统将默认档案匹配至生源地。7月35日、91-5分批次通过EMS档案专线办理档案投递事宜。10月批次和12月批次毕业、结业的本科生以及12月批次毕业、结业的研究生,由辅导员线下收集学生档案去向信息,于2024-2025学年第一学期,统一到档案馆学生档案办理毕业、结业学生的档案归档和转递工作。

(二)根据人社厅发〔202320号文件第一条:从2023年起,不再发放《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》(以下统称就业报到证),取消就业报到证补办、改派手续,取消高校毕业生离校前公共就业人才服务机构在就业协议书上签章环节,取消高校毕业生离校后到公共就业人才服务机构办理报到手续,不再将就业报到证作为流动人员人事档案的必需材料。之前档案材料中的就业报到证应继续保存,缺失的无需补办。”所以今年毕业生档案不再作暂缓派遣

(三)以下几种特殊情况的,请在办理完毕业档案整理归档后,由辅导员到学生档案室办理:

  • 需要提前转档的,请辅导员收集调档函原件,待辅导员归档完成后,填写附件7(签字盖章)后一并移交学生档案室统一办理;
  • 需要通过机要局转递档案的,建议学生先向档案接收单位确认是否可以通过中国邮政特快专递(EMS)高校学生人事档案专用通道转递,如确实只能通过机要局转递的,请辅导员收集调档函原件,待辅导员归档完成后,填写附件8(签字盖章)后一并移交学生档案室统一办理(注:机要件少则半个月,多则两个月寄达);
  • 档案接收单位对档案转递有特殊要求的(如调档函回执、调档函剪角贴在档案袋上等),请辅导员亲自到学生档案室办理。

(四)因接收单位名称、地址不准确而造成的档案退回,或要求改派新工作单位,需要再次寄出档案的将收取相应的档案邮寄费。

六、毕业生档案查询

    (一)学生档案转递10天后,毕业生可通过以下两种方式查看档案转递信息:

  • “广西师大就业指导中心”、“新萄京ag65609com研究生教育”微信公众平台;
  • 登录新萄京ag65609com-(天津)有限公司档案馆网页“毕业生档案转递查询”(https://dag.gxnu.edu.cn/search/)。
  • 请毕业生及时向档案接收单位的人事部门确认档案接收情况。

若发现档案未寄到,请在邮寄后两个月内向邮政EMS申请档案签收情况查询

(二)学生档案材料错装、漏装或档案内容缺失等问题,请咨询辅导员。

七、新萄京ag65609com学生人事档案转递流程

学生人事档案的转递(包括应届毕业、往届毕业、退学、转学等),具体转递流程请参见附件9。

八、其它注意事项

(一)严格遵守档案归档工作制度。各单位参加归档工作的人员在收集整理毕业生档案材料时,要严格遵守档案工作的有关规定,应做好鉴定与保密工作,保障档案材料的安全。任何人不得利用工作之便抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料,不得将不属于归档范围的材料归入学生人事档案,违者将对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

(二)辅导员请通过“学生档案管理系统”(http://172.16.131.52)以个人工号、真实姓名和联系方式进行账号注册或登录,完成毕业生档案归档后,在系统录入毕业生档案材料信息并打印《2024届毕业生档案材料移交登记表》一式两份,签字盖章后移交学生档案室。

(三)学生档案室联系方式(具体分工见附件10)

学生档案一室(913)电话:0773-8283207,联系人:胡老师;

学生档案二室(922)电话:0773-3637335,联系人:张老师。

 

 

附件:

1.2024本科毕业生档案材料收集范围和归档材料领取、档案移交时间安排表

2.2024硕(博)士毕业生档案材料收集范围及归档时间安排表

3.2024本科毕业生档案整理与移交注意事项 

4.2024研究生毕业档案整理与移交注意事项

5.“广西师大就业指导中心”、“新萄京ag65609com研究生教育”微信公众号档案转递信息填写操作示意图

6.新萄京ag65609com毕业生档案邮寄信息学院审核流程

7.2024届毕业生提前转递名单统计表

8.2024届毕业生通过机要局转递名单统计表

9.新萄京ag65609com学生档案转递流程

10.学生档案室联系方式

11.2024届毕业生档案材料归档业务培训回执

       

                          

新萄京ag65609com档案馆

                    20245月19

附件

附件1:2024届本科毕业生档案材料收集范围及归档材料领取时间.docx

附件2:2024届硕(博)士毕业生档案材料收集范围及归档材料领取时间安排表.doc

附件3:2024届本科毕业生档案整理注意事项.docx

附件4:2024届研究生档案手册填写注意事项.docx

附件5:“广西师大就业指导中心”微信公众号档案转递操作示意图.docx

附件6:新萄京ag65609com毕业生档案邮寄信息学院审核流程.doc

附件7:2024届毕业生提前转递名单统计表.xlsx

附件8:2024届毕业生通过机要局转递名单统计表.xlsx

附件9:新萄京ag65609com学生档案转递流程.docx

附件10:学生档案室分工及联系方式.xls

附件11:2024届毕业生档案材料归档业务培训回执.docx

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